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La protection de la confidentialité de vos renseignements personnels a toujours eu une place importante au sein de nos activités. Comme nous veillons à protéger la confidentialité de votre vie privée, Portage la Prairie Mutual Insurance Company a adopté un Code de protection de la vie privée. Le Code établit comment et pourquoi nous collectons et utilisons les renseignements personnels de nos clients. Il énonce également les circonstances restreintes dans lesquelles il se peut que nous ayons besoin ou soyons tenus de divulguer les renseignements personnels.

Les « renseignements personnels » désignent l’information qui vous identifie en tant que personne en particulier. Ils excluent le type de renseignements généraux qui figurent dans un annuaire téléphonique ou des entreprises.

Le 1er janvier 2004, le gouvernement du Canada a mis en œuvre la dernière phase de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette loi fédérale s’applique aux compagnies d’assurance et à un grand nombre d’autres secteurs industriels.

Cette législation établit les règles et les principes guidant l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels, basés sur les dix principes relatifs à la confidentialité mis au point par l’Association canadienne de normalisation. Ces principes reconnaissent que nous vivons à une époque où les renseignements commerciaux circulent et sont échangés par voie électronique. La Loi équilibre le droit de la personne à la confidentialité de ses renseignements personnels avec le besoin raisonnable des organismes de recueillir, d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels.

Dans le cadre de la Loi, un organisme ne peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels qu’à des fins limitées qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Nous sommes tenus par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques de fournir les mêmes protections concernant votre confidentialité que nous vous avons toujours fournies, et ce, sur une base volontaire. Notre Code de protection de la vie privée énonce ces principes en termes simples. Il explique de quelle manière nous pouvons faire en sorte que votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels soient protégées.

Principe 1 : Notre obligation de rendre des comptes en ce qui concerne la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels

En votre qualité de client auprès de Portage la Prairie Mutual Insurance Company, vous avez le droit de vous attendre à ce que votre assureur prenne la responsabilité de maintenir les renseignements personnels qu’il recueille et utilise. Le « client » désigne une personne antérieurement et actuellement assurée, un candidat à l’assurance, un demandeur dans le cadre de l’une de nos polices ainsi qu’une personne assurée dans le cadre d’une police d’assurance collective ou d’entreprise.

Nous assumons la responsabilité du maintien et de la protection de vos renseignements personnels lorsqu’ils sont en notre possession. Cela comprend tout renseignement personnel devant être divulgué à des tiers à des fins de traitement ou d’autres fonctions administratives.

Afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques et des procédures pour faire en sorte d’être conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Nous avons désigné un agent de la protection de la vie privée qui est responsable de la conformité de notre compagnie aux dix principes ayant trait à la protection de la vie privée par l’Association canadienne de normalisation.

Si vous avez des questions ou des requêtes à faire sur la manière dont vos renseignements personnels sont conservés, ou dans quelle circonstance ils peuvent être divulgués, notre agent de la protection de la vie privée peut vous aider et vous expliquer en quoi consistent nos politiques.

Principe 2 : Objectif précisé en ce qui concerne la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels

Avant ou au moment de recueillir les renseignements qui vous concernent, nous vous expliquerons de quelle manière nous avons l’intention de les utiliser. Portage la Prairie Mutual Insurance Company recueille les renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :

1. Assurer la prestation continue du service à notre clientèle ;
2. Favoriser une meilleure compréhension des besoins de notre clientèle ;
3. Développer, améliorer, mettre en marché ou offrir des produits et des services d’assurance ;
4. Nous permettre de souscrire votre police d’assurance et d’établir une prime raisonnable ;
5. Obtenir des renseignements nous permettant de régler une demande d’indemnisation de manière rapide et équitable ;
6. Satisfaire à nos exigences réglementaires et légales en vertu de la Loi sur les assurances et d’autres lois.

Portage la Prairie Mutual Insurance Company n’utilisera ni ne divulguera de renseignements personnels ayant été recueillis sans d’abord documenter la nouvelle fin et obtenir votre consentement, à moins que la loi nous oblige à le faire. Si vous avez des questions ayant trait à ces fins, notre agent de la protection de la vie privée se fera un plaisir de vous l’expliquer.

Principe 3 : Obtention de votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels

Portage la Prairie Mutual Insurance Company fera des efforts raisonnables pour s’assurer que ses clients comprennent comment leurs renseignements personnels seront utilisés par la compagnie et y consentent.

Nous vous demanderons votre consentement s’il nous faut utiliser vos renseignements pour une fin autre et avant de recueillir des renseignements auprès de tiers tels que d’autres assureurs et compagnies de services d’assurances.

Dans certaines circonstances cependant, nous pourrions être dans l’obligation de recueillir, d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels sans que la personne concernée n’en soit informée ou y ait consenti. Par exemple, il se peut que pour des raisons légales, médicales ou liées à la sécurité, il soit impossible ou peu pratique de solliciter son consentement.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques reconnaît que lorsque les renseignements sont recueillis aux fins de détecter et de prévenir la fraude ou pour appliquer la loi, le fait de solliciter le consentement d’une personne peut aller à l’encontre du but visé par la collecte. Solliciter le consentement peut également être impossible ou inapproprié lorsque la personne est mineure, gravement malade ou frappée d’incapacité mentale.

Lorsque nous vous demanderons votre consentement, nous ferons toujours des efforts raisonnables pour nous assurer que vous êtes informé des fins précises auxquelles tout renseignement personnel recueilli sera utilisé ou divulgué.

Principe 4 : Restriction de notre collecte de renseignements personnels

Nous limiterons toujours la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour les fins précisées. D’ordinaire, il s’agit de renseignements qui nous permettent de souscrire votre police d’assurance et de facturer une prime raisonnable. Il se peut que nous ayons à recueillir des renseignements personnels, y compris, mais sans s’y limiter, l’évaluation du crédit provenant d’autres sources, y compris les bureaux de crédit.

Il nous faut, dans certaines circonstances, recueillir des renseignements pour nous aider à régler une demande d’indemnisation ou à mener une enquête concernant celle-ci. Cela peut impliquer de retenir les services d’experts en sinistres ou d’enquêteurs en assurance indépendants, autorisés et habilités. Nous recueillerons toujours des renseignements personnels en utilisant des moyens équitables et licites.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la rétention des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou dans la mesure permise ou requise par la loi. Vos renseignements personnels ne seront conservés que le temps requis pour satisfaire à ces fins.

Portage la Prairie Mutual Insurance Company peut divulguer les renseignements personnels d’un client aux organismes suivants :

1. Une autre compagnie d’assurances en vue de la prestation raisonnable de services d’assurance (cela peut comprendre une autre compagnie d’assurances qui souscrit au risque assuré couvert par notre police d’assurance).
2. Une autre personne ou société dans le cadre de ses activités (cela peut comprendre une compagnie de réassurance, sous réserve que cette société consente à gérer les renseignements personnels conformément à ces principes de protection des renseignements personnels).
3. Une personne ou une société impliquée dans la prestation de services de soutien aux demandes d’indemnisation (cela peut comprendre un expert ou un enquêteur en demandes d’indemnisation, indépendant et autorisé ou un expert en incendie, un expert judiciaire ou un ingénieur légal).
4. Un médecin spécialiste ou un spécialiste de la rééducation, ou encore une clinique d’évaluation qui nous fournissent une opinion conformément à nos droits et à nos obligations en vertu de la Loi sur les assurances.
5. Une compagnie ou une personne à l’emploi de Portage la Prairie Mutual Insurance Company devant réaliser le traitement des données, la comptabilité, les fonctions statistiques ou actuarielles en notre nom.
6. Une personne ou une société impliquée dans le développement, l’amélioration, la commercialisation ou la prestation de nos produits et services d’assurance (cela peut comprendre un courtier ou un agent d’assurance).
7. Un agent utilisé par Portage la Prairie Mutual Insurance Company pour évaluer votre solvabilité ou pour percevoir un montant impayé (cela peut comprendre les fournisseurs de crédit et les agences d’évaluation du crédit).
8. Une autorité publique ou un agent de celle-ci, si les renseignements sont requis en vue d’assurer la conformité à une loi ou à un règlement provincial ou fédéral.
9. Un organisme d’application de la loi, si notre client y consent ou si la loi ou une situation d’urgence l’exigent.

Portage la Prairie Mutual Insurance Company ne fournit ni ne vend ses listes de clients à une entreprise extérieure à des fins de commercialisation ou de sollicitation. Seuls les employés ayant besoin de savoir aux fins de la compagnie, ou dont les fonctions l’exigent, obtiennent l’accès aux renseignements personnels de nos clients.

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou tant qu’ils sont pertinents pour les fins précisées ou encore, lorsque la loi l’exige. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires, plus pertinents pour les fins précisées ou que la loi n’exige plus de conserver sont détruits, supprimés ou rendus anonymes.

Notre site Web utilise des témoins, qui sont de petits fichiers texte stockés sur votre ordinateur ou appareil lorsque vous accédez à notre site Web. Les témoins sont utilisés pour mémoriser vos préférences et nous aident à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre site Web. En continuant à utiliser notre site Web, vous consentez à l’installation de témoins pertinents sur votre ordinateur ou appareil. Par exemple, lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous recevrons des informations techniques telles que votre province, l’adresse de protocole Internet, le système d’exploitation et le type de navigateur de votre ordinateur, l’adresse d’un site Web orienteur, le cas échéant, le chemin que vous empruntez sur nos pages Web et les activités du système. Nous pouvons partager ces informations avec un service tiers tel que Google Analytics pour comprendre l’utilisation de notre site, déterminer les difficultés des utilisateurs avec nos sites, nous dire si nos efforts de communication sont efficaces et offrir la meilleure expérience en ligne possible. Si vous ne souhaitez pas utiliser de témoins, vous pouvez configurer votre navigateur pour désactiver les témoins, mais il se peut que vous ne puissiez pas accéder à certaines parties de notre site Web ou que certaines parties ne fonctionnent pas correctement.

Principe 6 : Préservation de l’exactitude de vos renseignements personnels

Portage la Prairie Mutual Insurance Company fait tous les efforts pour s’assurer que les renseignements personnels de ses clients sont exacts, exhaustifs et à jour pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Il peut s’avérer nécessaire de communiquer avec votre courtier afin de confirmer ou de mettre à jour les renseignements personnels requis aux fins de la souscription. De plus, la Loi sur les assurances ainsi que les modalités de votre police d’assurance peuvent vous obliger à nous aviser des modifications majeures apportées à vos renseignements personnels.

Si vous avez des questions concernant l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels que nous avons recueillis ou retenus, n’hésitez pas à communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée. S’il vous faut mettre à jour un aspect quelconque de vos renseignements personnels, veuillez communiquer directement avec votre courtier ou votre agent d’assurance.

Principe 7 : Sauvegarde de vos renseignements personnels

Portage la Prairie Mutual Insurance Company prend des mesures pour protéger les renseignements personnels en utilisant des mécanismes de sécurité qui conviennent à la sensibilité des renseignements.

Nous avons plus particulièrement mis en place de très rigoureuses mesures de sécurité qui visent à protéger les renseignements personnels contre les risques tels que la perte ou le vol, les pirates informatiques, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisés.

Portage la Prairie Mutual Insurance Company protège vos renseignements personnels, quel que soit le format sous lequel ils sont conservés. Nous protégeons également les renseignements personnels que nous divulguons aux tiers au moyen d’ententes contractuelles qui stipulent la confidentialité des renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.

Tous nos employés qui ont accès aux renseignements personnels sont tenus comme condition à leur emploi de signer un Code d’éthique des affaires qui comprend un énoncé confirmant leur compréhension de la confidentialité des renseignements personnels et leur engagement à la respecter.

Principe 8 : Transparence ayant trait à nos pratiques en matière de confidentialité

Portage la Prairie Mutual Insurance Company applique une politique de transparence concernant les procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels. Nous diffuserons des renseignements spécifiques au sujet de nos politiques et de nos pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels des clients à ceux qui en font la demande.

Nous vous assurons de notre transparence en vous fournissant les renseignements suivants :

1. Le titre et l’adresse de l’agent de la protection de la vie privée qui doit rendre compte de notre conformité à la politique ;
2. Le nom de la personne à qui les requêtes ou les plaintes peuvent être envoyées ;
3. Le moyen permettant d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par notre compagnie ;
4. Une description du type de renseignements personnels détenus par Portage la Prairie Mutual Insurance Company, y compris un compte général portant sur leur utilisation.

Portage la Prairie Mutual Insurance Company met les renseignements à la disposition de ses clients pour les aider à exercer des choix éclairés en ce qui concerne l’utilisation de leurs renseignements personnels.

Principe 9 : Accès du titulaire de la police à ses renseignements personnels

Portage la Prairie Mutual Insurance Company informe ses clients de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels sur demande et elle fournit l’accès à ces renseignements. Nos clients ont la possibilité de remettre en question ou de corriger l’exactitude et l’exhaustivité de leurs renseignements personnels et de faire en sorte que ceux ci soient modifiés lorsque cela convient.

Lorsqu’une requête est produite par écrit, nous vous informerons de manière opportune de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous aurez accès à ces renseignements. Afin de protéger vos renseignements personnels, il se peut que nous vous exigions de fournir suffisamment de renseignements pour vous identifier afin ainsi de nous permettre d’autoriser votre accès à votre dossier.

Dans certaines situations exceptionnelles, il se peut que nous ne puissions vous donner accès à tous les renseignements personnels en notre possession. Les exceptions peuvent comprendre des renseignements qui impliquent des coûts prohibitifs, des renseignements qui renferment des références à d’autres personnes, des renseignements qui ne peuvent être divulgués pour des motifs juridiques, des raisons de sécurité ou d’intérêt commercial exclusif, des renseignements qui sont assujettis au secret professionnel des avocats lors d’un litige ou au secret liant un avocat à son client, ou encore, dans certaines circonstances, des renseignements de nature médicale. Si cela s’avère être le cas, Portage la Prairie Mutual Insurance Company fournira sur demande les raisons qui motivent le refus de l’accès.

Les clients peuvent obtenir des renseignements ou solliciter l’accès à leurs dossiers personnels en communiquant avec notre agent de la protection de la vie privée désigné à l’adresse figurant ci-dessous.

Principe 10 : Remise en question de la conformité

Un client a le droit de contester la conformité de Portage la Prairie Mutual Insurance Company aux principes énoncés ci-dessus en communiquant avec l’agent de la protection de la vie privée, responsable de notre conformité à la politique.

Portage la Prairie Mutual Insurance Company maintient des procédures strictes pour recevoir et traiter toutes les requêtes ou les plaintes de ses clients en ce qui concerne le traitement de leurs renseignements personnels. Nous informons nos clients à propos de nos pratiques en matière de confidentialité ainsi que des procédures de plainte qui sont à leur disposition, au besoin.

Notre agent de la protection de la vie privée enquêtera sur toutes les plaintes ayant trait à la conformité avec la politique de confidentialité. Dans le cas où il serait démontré qu’une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour résoudre la plainte, y compris la modification de nos politiques et procédures.

Dans des circonstances exceptionnelles, il se peut que l’agent de la protection de la vie privée, responsable de la conformité avec notre politique de confidentialité sollicite un avis juridique externe, le cas échéant, avant de donner une réponse finale aux plaintes personnelles.

Pour de plus amples informations

Pour obtenir de plus amples informations, veuillez communiquer directement avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel à l’adresse :
privacyofficer@portagemutual.com
ou composer notre numéro sans frais : 1 800 567-7721.